Kit privacy per le aziende

Materiale di supporto per le aziende che usano ServiceNet. Non è una consulenza legale: i modelli vanno adattati con il proprio consulente.

1. Chi fa cosa

Per i dati di autisti, passeggeri e clienti il titolare del trattamento sei tu, l'azienda di trasporto. ServiceNet li tratta per tuo conto come responsabile (art. 28 GDPR), secondo l'Accordo sul trattamento dei dati. Questo kit raccoglie i fatti tecnici e i modelli che ti servono per i tuoi adempimenti.

2. Cosa fa ServiceNet con i dati dei tuoi autisti

• Presenze: alla pressione di CHECK-IN, PAUSA o CHECK-OUT la posizione del telefono viene letta una sola volta e confrontata con le sedi o con i luoghi dei servizi del giorno. Le coordinate non vengono salvate: restano l'ora, la sede, la distanza dalla sede e l'esito.
• Nessun tracciamento continuo, né con l'app aperta né in background.
• Tre modalità, a tua scelta: presso le sedi (predefinita), ovunque con approvazione, libera. Nella modalità libera la posizione non viene mai letta.
• Ferie, permessi e malattia: tipo di assenza, periodo e nota facoltativa. Non serve e non va scritta alcuna diagnosi.
• Ottimizzazione («AI»): propone a chi assegnare i servizi in base a orari, turni, assenze approvate, costi e distanze. Non valuta il comportamento delle persone e non applica nulla senza la tua conferma. Nessun dato esce verso fornitori di intelligenza artificiale.
• Chi vede cosa: l'autista vede solo i propri servizi, turni e presenze, senza importi. Titolare e amministratori vedono i dati dell'azienda.
• Conservazione: in Impostazioni → Privacy e dati scegli dopo quanto tempo rimuovere i dati dei passeggeri dai servizi e cancellare presenze e assenze.
• Export: dalla stessa pagina scarichi tutti i dati dell'azienda; ogni autista può scaricare i propri dalle sue impostazioni.

3. Cosa devi fare tu

• Consegnare ai lavoratori un'informativa sul trattamento dei loro dati (modello al punto 4).
• Presenze con verifica della posizione: valutare con il consulente del lavoro gli adempimenti dell'art. 4 della L. 300/1970 (accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato, se dovuti) prima di attivare il modulo.
• Informare i lavoratori dell'uso di sistemi automatizzati nell'organizzazione del lavoro, se usi l'ottimizzazione (art. 1-bis D.Lgs. 152/1997; L. 132/2025, art. 11).
• Valutare se serve una valutazione d'impatto (DPIA): la traccia è al punto 5.
• Tenere il registro dei trattamenti e indicarvi ServiceNet (Devox) come responsabile.
• Informare passeggeri e clienti (testo al punto 6).
• Non scrivere diagnosi o altri dati sanitari nelle note.
• Disattivare subito l'accesso di chi lascia l'azienda.

4. Modello di informativa ai lavoratori

[Ragione sociale], titolare del trattamento, usa il gestionale ServiceNet per organizzare i servizi di trasporto e rilevare le presenze.

Dati trattati: dati anagrafici e di contatto, documenti di guida e loro scadenze, servizi assegnati, orari di inizio e fine turno e pause, sede di timbratura, ferie, permessi e assenze.

Posizione: [se la verifica è attiva] al momento della timbratura l'app legge una sola volta la posizione del dispositivo per verificare che tu sia presso una sede o un luogo di servizio. Le coordinate non vengono conservate e la posizione non viene mai rilevata in altri momenti.

Assegnazione dei servizi: [se l'ottimizzazione è attiva] un sistema automatizzato propone l'assegnazione dei servizi in base a orari, turni, assenze, costi e distanze; la decisione è sempre di una persona. Puoi chiedere chiarimenti a [contatto].

Finalità e base giuridica: gestione del rapporto di lavoro e dell'organizzazione aziendale (art. 6.1.b e 6.1.c GDPR; per le assenze per malattia art. 9.2.b). I dati non sono usati per finalità disciplinari diverse da quelle consentite dalla legge e dagli accordi applicabili.

Destinatari: personale autorizzato dell'azienda; Devox, fornitore del gestionale, come responsabile del trattamento, con i suoi sub-responsabili (elenco su servicenet.tech/subprocessors), alcuni dei quali negli Stati Uniti con le garanzie previste dal GDPR.

Conservazione: [indicare i tempi scelti].

Diritti: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità scrivendo a [contatto]; reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Dalle impostazioni dell'app puoi scaricare i dati che ti riguardano.

5. Traccia per la valutazione d'impatto (Presenze)

Voce	Elementi utili
Descrizione	Rilevazione di inizio, pausa e fine turno con verifica una tantum della posizione; nessuna conservazione delle coordinate; nessun tracciamento
Finalità	Rilevare le presenze e organizzare i turni; verificare che la timbratura avvenga sul luogo di lavoro
Necessità e proporzionalità	Posizione letta solo su azione del lavoratore; alternativa senza posizione disponibile (modalità libera); dati minimi (distanza, non coordinate)
Rischi	Controllo percepito come sorveglianza; accesso indebito ai dati; uso per finalità diverse; conservazione eccessiva; nota di malattia con dettagli sanitari
Misure	Informativa chiara; nessun tracciamento per progetto; accessi per ruolo; registro delle operazioni; conservazione automatica; divieto di diagnosi nelle note; connessioni cifrate
Parere degli interessati	Coinvolgere lavoratori o rappresentanze, dove previsto
Esito	Rischio residuo e decisione del titolare, con data e firma

6. Testo breve per passeggeri e clienti

«I tuoi dati (nome, contatti, indirizzi e orari del servizio) sono trattati da [Ragione sociale] per organizzare ed eseguire il trasporto e per gli obblighi fiscali. Sono comunicati agli autisti incaricati e al fornitore del gestionale, che agisce come responsabile del trattamento. Puoi esercitare i tuoi diritti scrivendo a [contatto].»

Chi prenota dalla tua pagina di prenotazione ServiceNet trova già un'informativa completa con i dati della tua azienda.

7. Se un interessato ti scrive

• Accesso o portabilità: esporta i dati da Impostazioni → Privacy e dati, oppure apri la scheda del cliente o dell'autista.
• Rettifica: correggi la scheda o il servizio.
• Cancellazione: elimina la scheda del cliente; per i servizi già svolti usa la conservazione automatica o scrivici.
• Se la richiesta arriva a noi, te la inoltriamo entro 5 giorni lavorativi.

Accordo sul trattamento dei dati (DPA) · Fornitori e sub-responsabili · Informativa privacy

Versione del 6 novembre 2026

Privacy kit for companies

Support material for companies using ServiceNet. It is not legal advice: the templates must be adapted with your own adviser. References to Italian law apply to companies based in Italy.

1. Who does what

For driver, passenger and customer data you, the transport company, are the controller. ServiceNet processes it on your behalf as a processor (Art. 28 GDPR) under the Data Processing Agreement. This kit gathers the technical facts and templates you need for your own compliance.

2. What ServiceNet does with your drivers' data

• Attendance: when CHECK-IN, BREAK or CHECK-OUT is pressed, the phone's location is read once and compared with your sites or with the day's service locations. Coordinates are not stored: only the time, the site, the distance from the site and the result are kept.
• No continuous tracking, neither with the app open nor in the background.
• Three modes, your choice: at sites (default), anywhere with approval, free. In free mode location is never read.
• Holidays, leave and sickness: type of absence, period and an optional note. No diagnosis is needed or should be written.
• Optimisation (“AI”): suggests who to assign services to, based on times, shifts, approved absences, costs and distances. It does not evaluate people's behaviour and applies nothing without your confirmation. No data leaves to artificial-intelligence providers.
• Who sees what: a driver sees only their own services, shifts and attendance, with no amounts. The owner and administrators see the company's data.
• Retention: in Settings → Privacy and data you choose after how long to remove passenger data from services and delete attendance and absences.
• Export: from the same page you download all company data; each driver can download their own from their settings.

3. What you need to do

• Give workers a notice about the processing of their data (template in section 4).
• Attendance with location check: assess with your employment adviser the requirements on remote monitoring of workers (in Italy, Art. 4 of Law 300/1970: union agreement or labour inspectorate authorisation, where due) before enabling the module.
• Inform workers about the use of automated systems in organising work, if you use optimisation (in Italy, Art. 1-bis of Legislative Decree 152/1997 and Art. 11 of Law 132/2025).
• Assess whether a data protection impact assessment (DPIA) is needed: an outline is in section 5.
• Keep your record of processing activities and list ServiceNet (Devox) in it as a processor.
• Inform passengers and customers (text in section 6).
• Do not write diagnoses or other health data in notes.
• Disable the access of anyone who leaves the company straight away.

4. Template notice for workers

[Company name], the controller, uses the ServiceNet platform to organise transport services and record attendance.

Data processed: identification and contact details, driving documents and their expiry dates, assigned services, shift start and end times and breaks, clocking site, holidays, leave and absences.

Location: [if the check is enabled] when you clock in or out the app reads the device's location once to check that you are at a site or a service location. Coordinates are not kept and location is never read at any other time.

Assignment of services: [if optimisation is enabled] an automated system suggests how to assign services based on times, shifts, absences, costs and distances; the decision is always made by a person. You can ask [contact] for clarification.

Purposes and legal basis: managing the employment relationship and the organisation of the business (Art. 6.1.b and 6.1.c GDPR; for sickness absences Art. 9.2.b). Data is not used for disciplinary purposes other than those allowed by law and applicable agreements.

Recipients: authorised company staff; Devox, the platform provider, as processor, with its sub-processors (list at servicenet.tech/subprocessors), some of which are in the United States with the safeguards required by the GDPR.

Retention: [state the periods chosen].

Rights: access, rectification, erasure, restriction, objection and portability by writing to [contact]; complaint to the data protection authority. From the app settings you can download the data about you.

5. Outline for the impact assessment (Attendance)

Item	Useful elements
Description	Recording of shift start, break and end with a one-off location check; coordinates not stored; no tracking
Purposes	Recording attendance and organising shifts; checking that clocking happens at the workplace
Necessity and proportionality	Location read only on the worker's action; an alternative without location is available (free mode); minimal data (distance, not coordinates)
Risks	Checks perceived as surveillance; unauthorised access to data; use for other purposes; excessive retention; sickness note with health details
Measures	Clear notice; no tracking by design; role-based access; log of operations; automatic retention; no diagnoses in notes; encrypted connections
Views of data subjects	Involve workers or their representatives, where required
Outcome	Residual risk and the controller's decision, dated and signed

6. Short text for passengers and customers

“Your data (name, contact details, addresses and times of the service) is processed by [Company name] to organise and carry out the transport and to meet tax obligations. It is shared with the assigned drivers and with the provider of the management platform, which acts as a processor. You can exercise your rights by writing to [contact].”

People who book from your ServiceNet booking page already find a full notice with your company's details.

7. If a data subject writes to you

• Access or portability: export the data from Settings → Privacy and data, or open the customer's or driver's record.
• Rectification: correct the record or the service.
• Erasure: delete the customer's record; for services already carried out use automatic retention or write to us.
• If the request reaches us, we forward it to you within 5 working days.

Data Processing Agreement (DPA) · Providers and sub-processors · Privacy policy

Version of 6 November 2026